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le portail 6Tzen, volet « Citoyen » : Développer un service de proximité avec les usagers du service public

Le portail 6Tzen permet à tous les usagers – personnes physiques, associations, entreprises, catégories spécifiques d’usagers – de gérer leurs démarches en ligne, et d’en en ligne le traitement :

• Un compte unique pour accéder à l’ensemble des démarches effectuées
• La possibilité de gérer ses différents profils sur le portail (trésorier d’association, chef d’entreprise, parent,…), tout en garantissant l’étanchéité des informations pour l’Administration (conformité CNIL)
• L’accès à différents types de démarches selon ses profils
• Le suivi du traitement des demandes
• L’accès à l’historique des demandes
• La gestion d’un porte-documents sécurisé en ligne
• Le suivi des échanges avec l’administration

 

Le portail 6Tzen est administré par l’organisation publique, qui conçoit elle-même les démarches qu’elle souhaite proposer au public, ou les sélectionne dans la bibliothèque de démarches publiée sur 6Tzen. Le portail offre également la possibilité aux agents d’échanger directement avec ses usagers.

• En lien direct avec le module GRC de 6Tzen Admin
  • La personnalisation du portail : catégorisation par publics (particuliers, entreprises, associations), thématisation des démarches (Etat civil, Périscolaire, Subventions,…), activation de démarches temporaires ou permanentes…
  • La création de démarches personnalisées avec le studio de création de démarche 6Tlab
  • La mutualisation des démarches entre collectivités

Accueil	Liste des démarches	Exemple de démarche	Echange entre le citoyen et l’agent
Suivi temps réel	Compte unique Famille, Entreprise, …	Porte document confidentiel et sécurisé

6Tzen Admin, volet « Agent » : Traiter efficacement les demandes dans un outil unique et intuitif

> La Gestion des demandes entrantes

6Tzen Admin permet aux agents d’enregistrer, de diffuser et d’instruire les demandes des usagers.

• L’enregistrement et la gestion de tout type de demandes (portail, mail, papier, téléphone, accueil, fax…)
• La gestion des fichiers joints par l’ajout de fichier unitaire, par numérisation de masse,…
• L’identification unique et automatisée des demandes par numéro chrono
• L’édition d’accusés de réception par mail, sur le portail, par courrier, par sms,…
• La gestion du statut des demandes
• La possibilité de géolocaliser sur une carte les demandes
• La transmission des demandes aux services et agents instructeur
• L’instruction des demandes (ajout d’informations, de commentaires…)

Géolocalisation	Enregistrement d’un courrier entrant	Diffusion

> Le Parapheur

6TzenAdmin permet de produire des réponses (ou autre document sortant), de les faire valider via un parapheur électronique. L’outil permet de gérer directement l’envoi électronique des documents, tout en permettant de conserver le mode d’envoi postal classique.

• La gestion et l’utilisation de modèles partagés : formats bureautique, modèles de mails, de SMS
• La gestion des circuits de validation : modèles partagés, construction au cas par cas, enregistrement de modèles personnels,…
• Les actions de validation, de modification et de retour
• La mise à disposition de différents modes de signatures : applicative, graphique et signature électronique
• La possibilité de « versionner » des documents afin de permettre l’historisation des modifications
• La modification en ligne des documents
• La création de réponses par lots
• Les fonctionnalités de publipostage (mail et postal) avec la possibilité de créer et gérer des listes de diffusion.

Création d’une réponse	Circuit de validation	Retour en arrière

> La GRC

6Tzen Admin est un véritable module de gestion de population permettant aux agents de gérer finement les catégories d’usagers avec lesquelles l’administration est amenée à échanger, et d’en cloisonner la visibilité selon les métiers des services qui y accèdent.

• En lien direct avec le portail usagers
• La gestion des différentes typologies d’usagers (citoyen, famille, entreprises, associations…) et des données associées (adresse postale, email, téléphones…)
• La gestion « multi-profil » du citoyen (parent, chef d’entreprise, trésorier  d’association) par la création de liens entre usagers.
• La gestion des doublons
• Le moteur de recherche  rapide, multicritère et phonétique
• La visualisation cartographique des populations

Détail d’un contact	dossiers d’un contact	Moteur de recherche

Le module GRC respecte les recommandations de la CNIL.

> Le pilotage et l’administration fonctionnelle

6Tzen permet aux manager de suivre et de piloter l’activité des service. Par ailleurs, la souplesse de paramétrage de la solution lui permet de s’adapter au fonctionnement et aux organigrammes de toutes les organisations.

• La production de statistiques intégrée selon des indicateurs standards, avancés et personnalisés
• La gestion des natures de demandes
• La gestion du moteur de règles, des options de confidentialité, des options de diffusion automatisée,…
• La personnalisation des libellés métier
• L’administration du Portail Usager
• L’administration de l’organigramme : Utilisateurs, Habilitations et Organisation des services
• La possibilité de poster des actualités : communication avec les utilisateurs pour les informer de mises à jour, de la disponibilité de nouvelles fonctionnalités, d’information sur le service, d’interruptions programmées…

statistiques	Panneau d’administration	Gestion de l’organigramme

Fonctionnalités transversales

D’autres fonctionnalités sont comprises dans 6Tzen.

• La mise en place d’alertes et de délais de traitement
• La gestion de commentaires confidentiels et publics
• Les fonctionnalités de recherche sur les demandes et les réponses, mais aussi sur les contacts (Recherche rapide, recherches multicritères, recherche plein texte sur le contenu des documents joints)
• La prévisualisation des documents
• La numérisation de masse et l’OCR des documents
• La gestion de plans de classement partagés ou personnels

Documentation

La documentation complète des modules de 6Tzen est accessible en téléchargement.